方式1：电子邮件格式化
例如，baidu007@baidu.com似乎不专业。然而，webmaster@baidu.com是合适的。
2.坚持专业的字体。大多数电子邮件服务现在允许您使用各种字体和文本样式进行编写。但是，对于正式的电子邮件，保持保守，使用微软雅黑等字体，避免使用华文行楷等装饰字体。另外：以易读的字体大小编写电子邮件，例如12到14像素等字体大小。避免使用斜体，突出显示或多色字体等特殊样式。不要全部使用粗体，因为这看起来很别扭。
3.使用简短准确的主题。使用主题行中的关键字，只需几句话就可以准确地说明您所撰写的内容。这有助于确保读者不会忽略您的电子邮件，因为主题行缺失，过于含糊，或暗示电子邮件不重要。诸如“快速问题”，“联系您”或“关于重要事项的电子邮件”等主题过于模糊或明显无用。
方式2：包含你的信息
1.使用适当的称呼。始终打开一封致敬的正式电子邮件。通过名称（如果已知）寻址收件人是首选。包括姓名（先生，夫人，女士，博士等）的姓氏，后跟逗号或冒号。如果你愿意，你可以在称呼之前加上“亲爱的……”。[3]
不要使用“你好”，“嘿”，“嗨”或其他非正式的称呼。
2.在第一段介绍自己（如有必要）。如果您正在写一个与您没有现成关系的人，例如新客户，招聘经理或政府官员，请告诉他们您是谁以及您为什么写作。在您的电子邮件的第一句或第二句中执行此操作。
例如，在写信给潜在雇主时，您可能会说：“我的名字是XXX。我正在申请XXX上列出的行政助理职位。”
3.优先考虑最重要的信息。一旦你介绍了自己以及你写作的一般原因，你就可以跟进你的电子邮件正文。将最重要的内容放在顶部附近。这会尊重您的收件人的时间，并使您的电子邮件的目的明确。
4.达到目的。对于正式的电子邮件，只要你有礼貌就可以直接发送。在灌木丛周围殴打只会失去你的读者，并使你更难弄清楚你想要什么或需要什么。例如，在给教授写信时，不要浪费空间和不必要的填充。
5.保持简短。电子邮件的长度没有设定。但是，最好将电子邮件保留一个屏幕长度。如果您的电子邮件相对冗长，请将其分解为短段。在每个段落之间插入换行符而不是缩进。
6使用正式语言。由于正式的电子邮件是为专业环境编写的，因此您需要给人留下好印象，使用完整的句子和礼貌的措辞。避免使用地方语，不必要的收缩，表情符号，笑话等。
7使用适当的关闭形式。与称呼一样，正式电子邮件中可以接受各种关闭。确保跟进您的全名和职称或其他签名。潜在关闭的例子包括：“此致，”“亲切地说，”“尊敬，”“最好，”“你的学生，”
方式3：准备发送
1包括必要的附件。如果您需要包含任何附件，请务必在电子邮件正文中提及它们，以便让收件人知道它们已包含在内。通过尝试保持附件数量及其文件大小，以及使用常见或广泛兼容的文件类型来保持礼貌。
例如，包括一条说明，例如“附上我的简历和投资组合的副本，PDF格式”。
2.校对内容，拼写和语法的消息。不要只依靠您的电子邮件服务的拼写或语法检查。阅读您的电子邮件或要求某人校对来捕捉任何拼写错误，错误或不清楚的短语。
3.确保电子邮件不包含任何敏感信息。请记住，电子邮件不是一个安全的通信系统。请记住，电子邮件服务器可能被黑客入侵，或者您的收件人可能有意或无意地共享您不想泄露的信息。避免在电子邮件中包含密码，帐号和机密信息等内容。
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