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完善技术方案，设计电子文件归档和电子档案管理系统四大工具
为了有效解决电子文件归档和电子档案管理中存在的数据异构问题所造成的电子文件接收难、电子档案管理难、利用难和长期保存难。课题组设计了电子档案收集、管理和利用过程的四大工具。
1、通用数据采集工具一一解决电子文件接收难
通用数据采集工具可以根据需要对其他信息系统目录数据和全文数据进行采集，以满足电子文件收集积累的要求数据采集工具提供基于数据层和逻辑层二种数据采集方法，相辅相成，可以完成不同情况下的数据采集任务。
数据采集工具的架构示意图如下所示：
整个采集工具由四部分功能组成：
一是数据导入功能：可实现各种格式电子文件和源系统各种数据包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及导入;
二是数据管道功能:可以连接各种常见数据库(如 Oracle、 MS SQL Server等)，并可进行源系统和目标系统的字段匹配以及异构数据导入;
三是程序调用接口功能:针对电子文件形成源系统提供的各种程序调用接口( Web Part、DLL、OCX、 JavaBean等)，可实现封装和调用，并从中获取数据;
四是数据交换引擎功能:规定了标准的数据交互方式，使构筑在数据交换引擎之上的信息系统可以遵循统一的数据交互标准，进行数据交互。
2、电子档案文件格式转换工具——解决电子档案管理难
电子文件的类型主要可分为文本文件、图形文件、图像文件、音频文件和视频文件等五大类，各类文件又有不同的文件格式，如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多种格式和多种版本。各种文件格式和版本一般都需要特定的阅读软件，可以想象，各类文件多达几百种的格式将对各单位电子档案的管理工作造成诸多困扰，随着格式的日益繁多，给电子文件的长期可读和有效利用带来严重威胁。
为了解决这一问题，通过集成电子档案文件格式转换工具，尽可能地将各种档案文件格式转换为适合管理、能够长期有效保存并且方便利用的格式，为电子文件的归档、电子档案的管理和长期有效利用提供方便。
按照《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求，电子档案文件长期保存格式的选型必须满足10项基本条件，经过对各种常见格式的选型，最终选择PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5种格式作为档案文件格式转换的目标格式。五种类别的若干种文件格式，将通过格式转换工具被转换成相应的目标文件格式，转换对应关系如下图所示：
在实际安装部署过程中，电子档案格式转换工具一般安装在一台独立的文件格式转换服务器中，以后台服务的方式运行。转换服务采用轮询机制监控指定目录，并将指定目录下的源文件(待转换文件)转换成目标文件，转换时根据要求同时完成文件合并、OCR识别等操作，如下图所示：
3、离线备份工具——解决电子档案长期保存难
目前，影响电子档案长期保存的主要问题有自然灾害、人为原因、系统故障、保存载体寿命等，开展电子档案的离线备份、复制多套副本、进行异地保存将有效减少以上问题所带来的电子档案损失。
但是，一般的系统备份工具较为专业，操作上需要一定的信息技能;备份数据对计算机软硬件环境的依赖性较高，难以适应电子档案的备份需求，为维护电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，课题组通过高线备份工具，利用物理组盘、文件加密、标签打印、脱机查询及只读光盘防数据删改等功能，为档案部门实施电子档案离线备份、封装和交换提供简单易行的工具，使电子档案的长期保存问题简单化。
该工具的主要功能如下：
(1)物理组盘功能。将电子档案按照一定的规律自动汇集，在文件服务器上生成一张指定载体(如光盘)大小容量的文件夹，该文件夹名称与生成的载体编号相对应，同时在文件夹下生成电子档案文件目录、载体标签，以便实现光盘刻录和载体备份。
(2)备份制作功能。工具内置FTP下载软件和光盘刻录软件，首先可以快速地从文件服务器中下载物理组盘形成的文件目录，同时可以方便的驱动客户机上的存储设备，如光驱等，完成备份制作功能。
(3)标签打印功能。当客户机上安装了标签打印设备时，系统可以自动驱动设备完成存储载体表面的标签制作。
(4)脱机浏览功能。工具内置电子文件离线浏览功能，在备份制作的同时，将脱机浏览程序保存到载体中，这样管理人员在浏览电子档案时可以启动脱机浏览程序实现对存储载体中电子案的查询和浏览，不需要文件形成源系统的支持，大大方便了用户操作。
电子档案离线浏览工具符合国家档案局《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)的结构要求，支持光盘浏览和预装打开两种浏览模式。其中，光盘浏览模式将有效实现内置光盘脱机浏览，而预装打开浏览模式需要采用手工选择电子档案包的方式浏览电子档案。
4、电子档案通用浏览器——解决电子档案利用难
转换后的五类电子档案仍需要8种文件格式浏览器才能利用。为了降低电子档案对特定格式浏览器的依赖，利用电子档案通用浏览器实现支持多种文件格式浏览的功能，将有效缓解电子档案利用难。电子档案通用浏览器的实质是针对每一种电子档案文件格式开发相应的浏览插件。当用户利用电子档案通用浏览器访问电子档案文件时，浏览器自动调用对应的文件浏览插件进行浏览。
该工具还具有格式注册功能，如果在电子档案文件通用浏览器插件库中没有该插件，或者出现一种新的文件格式，则可增加新的浏览插件。通过集成电子档案通用浏览器，有效避免了浏览多格式电子档案时需要保存多种支撑软件的困扰，并在文件浏览时提供安全可靠的保障。该工具实现原理如下图所示：
下一期见：《完善电子文件归档和电子档案管理规范》
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