问
预算管理系统是为了控制预算吗？
答案不是显然的嘛，预算管理系统不就是用来控制预算的嘛。
答
要想回答这个问题，我们不妨来看一个案例:某调味品企业，一年的通路促销费用是5000万。该企业的通路多样复杂，有餐饮、零售、特通、工业等等。财年结束，财务负责人汇报说本年的预算使用率100%，没有任何超支。看起来，该企业的预算管理做很好。但是，仔细一看：?? 90%都只投到了餐饮渠道；?? 餐饮的费用90%都投在了付费陈列活动类型上；其中某几家门店参加了N次；?? 更可怕的是有些门店做了特价活动已经远远突破了最低限价。以上的案例，具体的数字虽然是虚构的，但却反映了一个令人不安的事实：很多情况下，预算是控制住了，但是结果好像并不是我们想要的。所以，预算管理不应该只着眼于预算有没有超，更应该把精力聚焦在如何尽可能保障预算使用更合理，更有效。比如上述提到的问题，我们应该怎么办？首先，勤策为上述企业建立不同渠道与组织、系统等维度之间的联系，这种组合关系，称之为一个BO（budget owner，部门预算责任人），然后我们把预算分解到这个预算组织上，对这个预算组织做控制，如下图所示。
这样一来，预算分配环节就做了对号入座，相当于给每个BO做了单独的预算池，从而避免了上述的预算使用严重倾斜到餐饮渠道的问题。其次，在预算的使用过程中，勤策帮助上述企业建立了一系列的规则来避免出现【先到先得】、【重复促销】、【破价】、【费效比不合理】等问题。01通过合理控制活动配额，有效规避恶意抢占促销资源的问题。所谓【先到先得】指活动没有限制特定条件下可申请的参加门店的数量，结果就是谁先申请了，谁就有可能获得更多的促销资格。勤策帮助企业建立活动配额管理机制，比如一个业务员负责的餐饮门店只能申请3家参加这个活动；每家门店可以申请3档，一档时间是14天，档期之间的间隔不得少于7天等等。这样一来，既确保了促销资源在门店之间做了合理的分配，又对具体门店活动的开展做了有效的前置规划，以此来提高活动开展的科学有效性。02通过构建活动互斥机制，有效规避重复促销套费用的问题。所谓【重复促销】一般有两种情况。其一是，一档活动，一个门店在同一周期或者不同周期内反复申请参加；其二是，不同活动，一个门店在同一周期或者不同周期内反复申请参加。勤策帮助企业构建活动的互斥机制，比如一个门店，同一周期或者不同周期内不允许参加多次；再比如，一个门店参加了端架的陈列，就不允许再做堆头陈列或者做特价活动等等。03通过构建破价监控机制，有效规避价格过低的问题。如果促销活动的价格太低，很可能导致活动亏损过多，所以可以预先设置商品的最低售价，销售代表在帮助某个门店或客户申请一档特价促销活动的时候，系统会自动提示该申请人申请单中的某项价格已经低于商品的最低售价（破价）了；或者也可以通过参数控制，即使低于最低售价（破价）也允许提交，把决定权交给审批者，审批者根据市场的情况来决定是否要做，系统只需要做好提示即可。04通过构建标准化的费效比对比体现，有效规避费效比不合理的问题。一般而言，在活动方案设计之初，方案设计者是有个预期或标准费效比的期望的，因此，如何能让每一次提交上来的申请单能符合这个费效比的期望或标准就是衡量该活动方案质量的关键因素。勤策可以帮助企业设置不同方案的标准费效比和特定的费效比，然后每一次提交上来的申请都可以跟上述费效比做比较，如果是符合要求的则可以通过，否则，则不通过。这样一来，所有参加这档活动的客户就在活动开始之初立下了一个flag。后续活动结束之后，可以拿实际的费效比结果与之前申请的做对比，总结问题，分析差距，为下一次活动方案的科学院设置奠定数据基础。综上，预算管理，不仅仅是要管理好预算的总额度，更重要的是管好预算的使用过程，通过构建各种机制，保障预算的使用是合理的，高效的。扫码注册，立即体验
