会展信息管理系统应用方案(会展企业的管理信息系统的应用方案)

摘要
会展服务与信息管理是不可分割的两部分，会展服务是一项具有
经济推动作用的新型服务行业，在促进行业交流、经济发展、商业繁
荣等方面具有不可磨灭的贡献。会展业的发展引入了信息管理，这就
对信息管理方式提出了更高的特殊要求来满足会展业的管理需求。现
阶段的会展信息管理发展迅速，除了具有无可比拟的优势，也存在一
些挑战和问题。本文将根据我的实践经验，阐述实习单位的框架结构，
分析原有的管理问题，分析解决法，并且深度学习了软管理件在会展
信息管理中的应用现状。
关键词: 会展信息管理；服务；软件
1国际市场把会展经济与旅游业、房地产并称为世界三大无烟产业，
也由此成为城市名片、城市经济助推器的代名词[1]。人类社会文明进
步越快，对彼此的物质、文化交流需求也越高，由此会展在经济生活
中的地位也越重要。会展主要包括三部分：一是博览会、展览会、交
易会、贸易洽谈会等，二是各种类型的大型国内外会议，三是体育竞
技运动、文化运动、大型节庆活动、民俗风情活动等。其中最主要的
部分是展览会[2]。目前，最知名、影响力最大的是世界博览会。
会展是集商品展示交易、经济技术合作、科学文化交流为一体，
兼具信息咨询、招商引资、交通运输、城市建设、商务旅游服务等多
种功能的一种新兴穿业[3]。通过会展活动， 能带动巨大的物流、人
流、资金流、信息流和文化流，提升城市品位和知名度，进而推动经
济和社会的发展。随着经济快速增长，中国内地已成为全球发展最快
的展览市场。
作为现代化服务业的门类之一，会展业能带动交通运输业、物流
业、建筑业、商业、广告、旅游、金融等相关行业的发展。广阔的发
展前景和良好的发展机遇，为会展经济与管理人才创造了良好的外部
环境，己经成为各国经贸交流的重要渠道。随着中国的入世，中国会
展业需要立刻与国际接轨，迎接历史的机遇和挑战。而客观上，中国
会展业管理和运作模式相对滞后，会展行业的生存和发展归根到底取
决于独特的设计理念和有效的管理，这就是人才的建设。我国会展业
急需补充一批既具有现代设计理念，掌握会展设计的基本技能和方法，
又具有现代管理知识的高等复合型人才[4]。
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如何能够通过会展活动，带动巨大的物流、人流、资金流、信息
流和文化流，提升城市品位和知名度，进而推动经济和社会的发展，
是目前会展企业面临的主要问题[5]。
我在广州某展览服务有限公司完成了本次实践学习，在此期间，
我学习了会展业的信息系统的应用，了解其应用的意义和重要性。
一、 会展组织结构介绍
根据组织结构图介绍一下组织结构和各部门工作职责，组织结构

图见图1.:
图1. 组织结构图
董事会的职责非常明确，就是对企业进行目标的制定和政策的提
起，筛选企业领导人员，委派领导任务，交代命令指示，引领公司发
展的大方向。在资金方面维持正常运转的需求，同时负责计划满足股
东的利益，共同维护企业愿景，打造一家一流的企业。业务管理负责公司运营中的每一件大事小事，事无巨细均是关注
的重点，尤其是执行董事会的决定和命令，沟通业务范围，谈拢合作
合同。还要组织员工的培养，为公司发展培养必需的人才，为高层不
断输入新鲜血液。为公司各级员工制定工资待遇薪酬级别并及时向董
事会报告信息，向董事会提交总结报告，上报年度月度计划和方案等，
其中包括经营计划和利润分配预算等内容。
策划运营部负责调研会展中心的各种业务活动策划信息，宣传信
息等业务工作。
经营管理部对公司项目成本管理工作进统一的组织、领导与策划；
对公司所有项目成本经营效益负领导责任；对公司有关责任部门（ 投
标、合约、财务、资金、工程、技术、质保、资产部）及物资、工程
协同方的成本管理工作进行具体的指导与帮助，并对管理力度与效果
进行监督与检查。
工程管理部负责会展中心各种工作和项目的计划与实施。
物业管理部负责管理会展中心的所有建筑物，以及其他的相关的
现场、设备、设施和硬件物资的维护。
行财办公室负责管理会展中心的财务工作。
二、管理问题分析和解决
传统的管理模式下，会展企业是通过人工操作记录各种工作内容，
这样的工作方式导致效率低、错误多。对于客户信息没有安全有效的
管理，客户的信息资源极有可能只被少数工作人员掌握，导致信息无
法像大数据一样被处理，利用率较低，一些信息极有可能被浪费掉。
4但是建设了会展管理系统就会高效很多，因为它包罗了管理会展
服务的全部业务，满足展会招商、会务、客户服务、办公、财务、管
理及决策支持等工作内容，有利于促进公司多个部门协同应用，有效
管理展会活动的组织，分析管理参展商、专业观众等方面的数据，维
护联系客户关系，保护客户数据，不会因人员流动而流失客户，并可
以直观地监控展会过程管理。
三、信息软件在会展行业中应用的研究现状
南开大学出版社出版了王红梅著述的《会展管理信息系统》一书，
以高等院校会展专业本科或同等水平的读者为主要对象，在借鉴管理
信息系统的成熟理论与方法的基础上，重点结合会展活动的特点，对
会展管理信息系统进行功能定位，并根据会展实际业务的操作方式，
会展业务分析与流程设计，形成会展信息系统的数据流程和数据字典，
进而搭建起系统的逻辑方案，进行了完整的论述[6]。
上海师范人学旅游学院的戴聚岭对会展管理信息系统的基本模
式进行了仔细的研究，认为对于开放式会展系统如果采取传统的业务
处理的模式，不能对会展活动进行有效控制，因此提出了面向管理的
应用模式，其主要思想是构建会展系统的阶段性控制，通过局部控制
从而实现对整个系统管理的一种机制，这种机制将会展的管理工作转
换成为对会展的项目的管理和控制。一些会展软件供应商，致力于为
展览、会议和活动的主办方提供端到端信息系统解决方案。其中会展
软件、招展管理软件、观众管理软件、会展信息系统、展会客户管理
系统等己经达到国内领先水平。针对会展行业的信息化管理应用方案
5的软件方为展览主办单位、参展商、专业观众和合作伙伴等提供信息
交换和互动的平台，全面融合客户关系管理、业务管理、运营管理、
商业智能、市场管理等全方位一体化运营平台。可以协助企业和展览
会品牌取得持续增长。高度贴合企业预算与业务需求，实施快捷、操
作友好，快速获益。
针对目前展会的现状，有软件公司开发出了信息化的展会管理系
统，从而有效的提高了展会的管理和服务。会展管理软件包括展位规
划，展商参展指南，观众参观计划，第三方服务四个方向，无一不体
现出该系统对展会的管理和服务的全方位考虑，从而达到对展会的便
捷式管理，提高主办方跟展商的沟通层次，方便展商参展，服务观众
参观。当前，展览行业的信息管理局限在一个较低的层次上，关注的
是会展活动中的基本服务内容，例如，会展主办公司制作门卡、展具
租赁、服务收费等后期的服务管理内容，收集观众名片信息，但是，
数据没有共享和交换，缺乏对信息的深入利用，不同会展活动之间数
据独立，数据缺乏归并和统一处理。会展管理信息系统功能主要集中
在后期展务的管理上，而对前期展会的策划、项目管理等涉及较少。
这些内容是展会不可或缺的部分，对整个展会活动起着关键的指导作
用，对这些内容的管理非常必要。
四、研究会展信息管理的意义
近几年，国内会展业的发展快速，会展事务管理日趋复杂，传统
的以手工方式为主的展会操作模式，局限性日趋突显：宣传手段单一，
管理效率低，主办单位与参展商之间缺乏有效的互动沟通途径， 管
6理者不能实时掌握展会的各类动态信息等。会展组织机构迫切需要一
种辅助管理工具，以提升会展宣传的深度和广度，提高内部办公管理
的效率，降低管理成本，加强与参展商的信息互动交流，为参展商提
供方便、快捷的信息服务，提升展会整体的管理效率和市场竞争力，
并能扩大展会的盈利范围，挖掘后续盈利目标。面对展会形式多样化
的要求与多数会展管理系统功能单一之间的矛盾，建立一套灵活、高
效、可发展的会展管理系统已是势在必行。
结论
信息管理是展会管理中的重中之重，展会是新型服务业中最具发
展力和创新力的一股新力量，研究信息管理业务对于展会行业的发展
进步具有不同一般的意义。展会的经济利益对于城市和经济体而言都
非常明显，对于市场的发展更是有巨大推动力，因此研究会展信息管
理对企业是百利而无害的。只有详细掌握其信息，才能不断创新改进，
服务会展行业的进步。
7参考文献
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