幻灯片的制作方法及格式(演示文稿的制作过程)-昊阳知识网

关于PPT格式、样式与版式 PPT 演示排版技巧幻灯片制作技巧版式样式办公技巧

PPT 当中的格式、样式和版式很多朋友搞不清，看完本期视频相信就能让你秒懂。比如我们选中这个标题占位符，右击就可以看到样式设置对象格式等等。我们单击这个样式，可以选择一种预设的样式，单击设置对象格式，可以详细地设置填充效果、大小、位置等等。同时这里有文本选项和形状选项，文本选项也就是针对文字，比如说填充轮廓，文字的阴影印象、发光等等效果，包括文本框更详细的设置。那么什么是版式呢？当前这个幻灯片是应用了标题幻灯片的版式，我们右击空白处或者右击这个缩略图，利用这个版式就可以进行选择，可以改成其他的版式。值得注意的是，这页幻灯片是第一个版式，也就是标题幻灯片的时候，我们新建一页，它会自动变成第二个版式的。同样我们可以右击版式进行选择，比如改成空白。

好我们新建一个文本框，我们可以选中这个文本框，通过设置形状格式进行格式的设置，也可以通过开始这里对它的字体大小等等进行设置。通过形状格式，这里可以选择内置的形状样式，可以点开这个列表进行选择。这里还有艺术字的样式。当然我们更多的是直接利用设置行动格式，比如我们选择一种三维旋枕的效果，然后将这个形状填充改成无，还可以调整三位旋转的角度、倾斜度等等参数。

那么如果需要修改版式，我们可以按住 shift 键，单击状态栏下面这个普通视图按钮，就可以直接进入模板视图，没有在使用的版式可以删除。第一个版式删不了，因为已经在使用，那么其他没有使用的版式我们是可以删除的。好我们返回普通视图。那么简单来说，所谓的格式就是指字体字号、颜色、填充线条，包括大小位置，还有三位效果等等对象的属性。那么样式就是预设的格式集。那么版式相当于版面的样式和格式。大二兄说的对。

1.保持简单 PowerPoint采用水平，或“横向”的方式布局幻灯片。该软件设计了一种便捷的方

式来展示图形信息，以对发言人和演示者作补充支持。幻灯片本身不是“展示明星”（当然，您的听众才是明星）。人们来听你演讲，被您的演讲所感动，或获取知识（或者两者兼有）。因此，在演示的时候，不要让你的演讲被那些复杂、混乱的幻灯片扰乱了，也不要让您的幻灯片充满了爱德华??塔夫特所说的“图表垃圾”。永远不要让您的幻灯片出现多余的内容。（例如网站）

您的幻灯片应该留有足够的“空白空间”或“负空间”。不要强迫自己用logo标识、不必要的图形，以及根本无助更好理解的文本框去填充幻灯片上的那些空白区域。幻灯片上的杂乱越少，视觉效果就越好。

2.少用项目符号和文本

您演示的目的是为观众带来一些有用的东西。但是一个接一个的项目符号除了让观众感到无聊至极外，不会让他们觉得有任何意思。文本问题是什么带来的？最好的幻灯片可以根本不用文本。鉴于如今对文本幻灯片是如此依赖，这句话听起来有些荒唐。但是最好的

很多人经常这样说：“不好意思，我错过了您的演讲。我听说您讲的非常棒。能否将您的PPT幻灯片发给我吗？”但是如果那些幻灯片真是不错的话，离开了您用处就非常小了。准备一份书面文档替代PPT幻灯片副本，上面着重标出演讲内容和那些扩展讲解，这样的效果就好的多。观众非常愿意接受演讲现场散发的详细书面材料作为保留，而不是仅仅得到您的PPT幻灯片。如果你讲完之后，有详细的材料或出版物分发给观众，那么您就不会强迫自己用一大堆文本区填充您的PPT幻灯片了。

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关于这一点，我们在后面的演讲一节中还要谈到更多。但是只要我们谈到文本，请记住永远不要背对听众，一字一句地朗读幻灯片上的文字。

这张幻灯片看起来很不直观，像一张“视力检查表”

尽量避免文字堆砌，这张幻灯片着实让人感到昏昏欲睡

这张幻灯片比较简洁

这是更好的……

3.少用切换和构建对象（动画）

谨慎使用构建对象和幻灯片切换效果。不要将每张幻灯片上的构建对象（也称动画），比如项目符号弄成动画效果。有一些动画是好事，但是一定要恰到好处并且非常专业（类似于晚间电视新闻播出）。简单的“从左到右擦除”效果（“动画”中的菜单）用在项目符号中就很好，而诸如“移动”或“飞出”的效果就显得缓慢冗长（然而，今天很多演示稿都使用）。如果听众被要求忍受这些一张接一张的幻灯片动画，那他们很快就会感到厌倦。至于幻灯片之间的切换，不要使用超过2-3种不同的效果，也不要将所有的幻灯片都加上切换效果。

4.使用高品质的图片

使用高品质的图片，包括照片。您可以用您的数码相机拍摄高品质的照片，购买专业的商业摄影照片，或在线获取大量的高品质图形（不过要注意版权问题）。千万不要简单地拉伸一张小尺寸、低分辨率的照片来满足您的布局要求——这样会将您的幻灯片弄得很糟。

避免使用PPT剪贴画和其他卡通风格的线条艺术。如果这些剪贴画和线条艺术来源于PPT软件，那么您的观众已经看过成千上万次了。这些东西在1993年可能还让人觉得挺有意思，但是现在，它们着实会破坏演讲者的专业水准。当然也有例外，并非所有的PPT艺术画都那么恐怖，但是还是要小心谨慎使用为好。

尽量避免这种俗气的剪贴画

这张商业图片更有效更专业

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我经常在我的幻灯片中使用人物影像，因为人物照片更趋向于帮助观众从感情上与幻灯片建立联系。如果照片图像处于次要的位置，那么我会利用Photoshop增加透明度，添加高斯模糊或运动过滤。如果照片图像是我希望观众注意的主要点（比如一种产品的照片），那么这张图片可以更明显的方式表现，文字尽量少甚至可以不需要。

这张幻灯片中，图片是主要的

在同一演示稿的这张幻灯片中，用Photoshop将处于次要位置的图片推到后面

5.采用视觉化的主题，但避免使用PPT模板

显然，您需要在演示稿中使用前后一致的视觉主题。但是对于PPT软件中的大多数模板来说，观众已经见识过无数次了（另外，这些模板也并不怎样）。您的听众期望的是内容新颖（至少对他们来说）、风格独特的演示文稿，否则，他们干嘛来听您的演讲？没有一个观众喜欢千篇一律的演示稿，因此我们必须避开任何辅助视觉化模板。那些常见的PPT设计模板总能表明，您的演示稿是格式化或预先打包形成的。

您可以制作您自己的背景模板，使之更适合您的需要。您可以将该PPT文件保存为设计模板（.pot格式），新模板就会出现在标准的微软模板库中，供您以后使用。您也可以在线购买专业的模板（例如网站）

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6.适当运用图表

总是问自己，“我需要多少细节？”演讲者通常因图表包含过量数据而深感到不安。有几种显示图表中的数据的方法，以下几点需要牢记：

饼图：用来显示百分比。块数限制在4-6份以内，使用不同颜色或拉出方式突出最重要的那一块。

垂直条形图：用来显示数量随时间的变化。项目数最好限制在4-8以内。

水平条形图：用来比较数量。例如，比较公司在4个区域的销售业绩。

曲线图：用于展示变化趋势。例如，这张简单的曲线图显示了我们的销售业绩逐年上升。箭头方向强调指出：我们的未来是美好的！

Ingeneral, tables are good for side-by-side comparisons of quantitativedata. However, tables can lack impact on a visceral level. If youwant to show how your contributions are significantly higher than twoother parties, for example, it would be best to show that in the formof a bar chart (below, right). If you're trying to downplay the factthat your contributions are lower than others, however, a table willdisplay that information in a less dramatic or emotional way.

一般来说，表格适用于数据的并列比较。然而，表格缺乏给人发至内心的冲击力。例如，如果您想表明您的贡献远远大于其他两方，那最好利用条形图的形式展示（右下图）。然而，如果您想尽力掩饰你的贡献比其他人的贡献低，表格就可以以一种稳妥的、不露声色的方式展示。

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7.利用好色彩

色彩可以唤起人们的感情。色彩是充满感性的。正确使用色彩可以增加说服力和激发力。研究表明，使用色彩可以提高人们的学习兴趣，增强理解和记忆。

您不必成为颜色理论专家，但作为一个商务人士，了解一些色彩知识是很有好处的。颜色分为两类：冷色调（比如蓝色、绿色）和暖色调（比如橙色、红色）。由于冷色调表现出远离我们到幕后，因此最好用来作为背景色。而暖色表现出不断向我们靠近，因此通常作为前景中的对象（例如文本）颜色。毫不奇怪，那么最普遍的PPT幻灯片配色方案就是蓝色背景加黄色文本。您不必对使用这种配色方案感到不妥，您可以选择使用那些色彩的各种变化。

如果您是在一间黑暗的屋子（如大厅）里进行演示，那么暗色背景（深蓝、灰色等）加白色或浅色文本的效果就很好。但是如果您演示时屋内多数灯亮着（强烈建议），那么白色背景加黑色或深色文本的效果就好的多。在光线明亮的房间里，深色背景和浅色文本搭配的屏幕图像容易泛光，但是浅色背景搭配深色文本的视觉效果就好得多。

了解更多：

??????PresentationPro.com有一些非常棒的Flash色彩教程。

??????到CreativePro.com了解更多色彩知识。

??????Dummies.com上有篇关于如何在PPT中使用配色方案的精彩短文。

8.选择好字体

您应该精心选择字体，因为字体可以传输微妙的信息。在整个幻灯片演示稿中，应当使用相同的字体集，并且互补的字体（例如，Arial和ArialBold）不要超过2个。确保您了解Serif字体(例如，TimesNewRoman)和Sans-Serif字体(Helvetica或Arial)之间的区别。Serif字体用在文字较多的文档中。在字号较小时，Serif字体更易于阅读。但采用屏幕投影时，由于投影仪分辨率相对较低，因此Serif字体容易模糊。Sans-Serif字体通常是PPT演示稿的最好字体，但是要尽力避免哪儿都有的Helvetica字体。我经常选择使用GillSans字体，因为它是居于Serif和Sans-Serif之间的一种字体，是专业、友好的“会话”型字体。无论您选择哪种字体，都要确保文本清晰可读。（例如网站）

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9.使用视频和音频

适时使用视频和音频。使用视频剪辑展现具体的例子，可以加快人们主动的认知过

程，这是人们学习的自然方式。您可以在PPT软件中使用视频剪辑，而不需要离开该软件或去调整一台录像机。使用视频剪辑不仅能更好地说明您的观点，而且可以使演示节奏产生变化，引起观众极大兴趣。您也可以使用音频剪辑（比如访谈录音）。然而，要避免将劣质的声音效果（例如号角声或切换幻灯片时的掌声）嵌入到PPT中。动画中添加多余的声音效果，会让观众感到厌烦。

10.花点时间浏览

根据多媒体学习理论的分割原理，当信息以小块或片段的方式呈现时，人们理解得好一些。关闭幻灯片普通视图，打开浏览视图，您可以看到演示稿的逻辑流程。在这种视图模式下，您可以决定是否将一张幻灯片分解成2-3张，使您的演示稿具有更加自然的逻辑流程和过程，还可以根据观众的观点把握整个演示稿的形态，您还可以检查是否有无关的内容需要删除，以增强视觉清晰度，提高交流效果。