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01 采购质量控制体系管理
02 供应商质量评估体系管理
03 采购质量控制规定
04 供应商质量控制方案
一、采购质量控制体系管理
采购质量控制体系管理是对采购整个过程的质量进行控制管理的过程，从而有效保证物料采购的质量，同时降低物料采购成本。因此，工厂应加强对采购质量控制体系的管理，保证采购各阶段工作顺利进行。
工厂的采购质量控制体系需包括采购计划质量控制、采购预算效果控制、供应商品质管理、采购谈判质量管理、采购合同规范管理、采购订单跟进与交期控制、采购质量验收管理、采购结算规范管理、采购库存质量管理等九个方面的内容，具体如下。
采购质量控制体系构成一览表
项目
说明
采购计划
质量控制
◆ 采购计划是采购部为了配合工厂的销售与生产，对所需的物料的规格、数量及成本等内容作出的详实的计划
◆ 采购计划人员需根据工厂的生产计划及物料需求计划进行编制，以确保采购计划的准确性及合理性
采购预算
效果控制
◆ 采购预算是采购部门在一定计划期间编制的工厂物料采购的用款计划
◆ 采购部门在采购前应依据工厂资金计划及采购计划编制采购预算，并在采购预算审批通过后，严格根据采购预算进行采购，有效控制采购费用的支出
供应商
品质管理
◆ 供应商品质管理主要是对供应商供货质量、交货时间、管理水平等进行管理控制的过程
◆ 采购人员需根据工厂物料采购需要制定供应商品质管理标准，并根据工厂实际需要定期对供应商的品质进行综合评估，然后根据评估结果，制定处理措施进行相应处理
采购合同
规范管理
◆ 采购合同是工厂与供应商经过谈判协商一致同意而签订的明确供需关系的法律性文件，工厂需加强对采购合同的管理，规范采购合同的签订、执行、争议处理等工作，确保采购合同的合法性、有效性，从而有效规避各类合同风险，保障工厂利益
◆ 工厂需建立完善的合同管理体系，并对供应商品质进行审查；在确定供应商后，展开合同的谈判、审核与签订管理，并加强对合同履行情况的监控及合同结算工作的审查，最后，做好合同的评估与存档工作
采购谈判
质量管理
◆ 采购谈判是采购部门与供应商对物料采购的有关事项进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系的过程
◆ 采购谈判人员谈判前需准备好谈判资料，确定谈判策略及谈判技巧，并在谈判前进行谈判模拟，预估谈判过程中可能会出现的问题，同时制定相应对策；在谈判过程中，谈人员需注意谈判现场氛围的变化，并及时转换谈判策略，使己方在谈判过程中处于有利地位，从而有效保证谈判质量
采购交期
控制管理
◆ 物料采购人员根据采购合同向供应商发出订单后，需对订单进行跟踪，了解订单进展
◆ 采购部门应将物料请购、采购、生产、运输及进料检验等作业所需的时间进行规划，并依此确定采购交期
◆ 采购交期确定后，采购人员应根据采购合同，在订单预期到货前通过电话、视频等形式对采购订单进行跟催，了解供应商备货情况和预计发货时间等，确保物料按期送到
◆ 出现订单交期延误时，采购人员应对交期延误的原因进行分析并根据实际需要拟定处理对策进行处理，以确保因交期延误而造成的损失最小
采购质量
验收管理
◆ 采购质量验收是对采购物料的数量及质量进行检验的各项活动的总称
◆ 工厂需收取确定质量验收标准，然后根据物料特点及检验需求，采用验收方法，最后依照采购合同及有关法律法规对所购物料的质量、规格、数量以及包装等进行检验，以判断物料是否可以入库
采购结算
规范管理
◆ 采购结算是指对因购买物料而引起的货币支付关系进行清偿的过程
◆ 采购结算人员需根据订购合同的实际要求、供应商的重要性、工厂现有资金情况等制定采购结算计划，并对相关单据进行核对，填写应付账款单，报财务部审核后，通知供应商办理结算
采购库存
量控制
◆ 采购库存量控制是对物料订购量、订购期、仓库存储量进行控制管理的过程
◆ 工厂需根据生产计划及物料使用计划，预估物料消耗量，然胡根据物料库存的实际情况，选择合适的订货方式，设置订货点，确定订货量，对物料的库存数量进行控制管理，以实现最优库存
二、供应商质量评估体系管理
供应商质量评估体系管理是供应商的质量评估内容、程序、要求等进行管理的过程。加强供应商质量评估体系管理，有利于供应商的合理选择，从而能够有效物料的采购质量，保障工厂的经济利益。供应商质量评估体系管理要点如下。
供应商质量评估体系管理
项目
说明
明确评估标准
◆ 供应商评估标准主要包括供应商的技术水平、质量水平、生产能力水平、物料供应价格情况、服务水平、信誉度等
选择评估工具
◆ 供应商评估工具包括供应商的组织结构、各项品质资质证明、QC工程图、供应商概述和供应商的产品一览表等
确定评估主体
◆ 供应商质量评估工作涉及的部门较多，工厂内通常由采购部、技术部、质量管理部、生产部、物控部及仓储部等成立供应商质量评估小组，具体负责供应商质量评估工作
◆ 小组成员需权责明确，并严格按照工厂相关规定对供应商质量进行评估
收集供应商资料
◆ 供应商评估小组应根据物料的类别，选择生产此类物料的5～10家供应商，进行信息的收集工作，并填写供应商基本资料表
建立评估指标体系
◆ 供应商质量评估小组应根据收集的供应商资料，建立供应商质量评估具体指标体系，确定各项评估指标、评估标准及等级标准等
供应商评估实施控制
◆ 供应商质量评估小组需根据评估指标及评估标准，为所选的各家供应商进行打分，并根据其各自得分情况划分供应商的等级
编制供应商质量评估报告
◆ 供应商质量评估结束后，供应商质量评估小组需编写供应商质量评估报告
◆ 评估报告应包括评估部门、评估人、供应商的基本信息、评估项目、评估内容、评估指标、评估结果等
制定供应商控制策略
◆ 工厂需根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并根据供应商的特点，制定控制策略，以加强对供应商的管理
◆ 工厂常用的供应商控制策略包括制订联合品质计划、派常驻代表或质检组、定期和不定期监督检查、排序供应商和扶持供应商等
三、采购质量控制规定
采购质量控制规定
第1章 总则
第1条 目的
通过对采购的原材料、零部件、辅助材料等物料质量的有效控制，确保采购物料符合本工厂生产及经营的规定和要求，特制定本规定。
第2条 适用范围
本规定适用于本工厂原材料、辅助材料、零部件等各类物料采购质量的管理。
第3条 说明
本规定后文中的“原材料、辅助材料、零部件”等统称为“采购物料”。
第4条 采购质量控制的基本原则
1．必须向经过评定确认为合格等级的供应商采购。
2．采购前应提供有效的采购文件和资料。
3．对某些突发场合所需的特殊物料、急用物料、技术研发所需物料，可向未进行供应商评定的供应商采购，由质检部进行物料的验证，验证合格后，即可投入使用。
第2章 相关部门职责
第5条 采购部的主要职责
采购部是物料采购的归口管理部门，其主要职责如下所示。
1．工厂用原材料、辅助材料、零部件等各类物料的采购。
2．合格供应商档案资料的管理。
3．物料采购价格的评定。
4．采购合同（含质量保证协议）的签订、管理，并负责“更改通知”的传递与发放工作。
5．配合质检部进行各类采购物料的质量监督、质量改进及改进结果的验收、质量索赔和其他日常管理工作。
第6条 质检部的主要职责
1．负责编制进料检验控制标准。
2．负责供应商质量保证能力的评定工作。
3．负责所有采购物料质量信息的收集、分析、反馈和处理工作。
4．负责采购物料进厂检验和试验及日常供货过程中的质量监督。
5．负责新增供应商的样品质量检验及试验。
第7条 技术部的主要职责
1．向供应商提供采购物料的完整、正确的技术文件和（或）样品。
2．同供应商签订有关技术协议和知识产权保护协议。
3．新物料开发，新增供应商的初选及新增供应商的物料技术认证。
4．必要的时候，与供应商共同进行技术开发。
第8条 其他部门职责
工厂各有关部门配合采购部收集、分析和反馈采购物料质量信息，必要时对供应商提出改进建议。
第3章 采购前控制
第9条 采购计划的管理
采购部依据与客户签订的长期协议、仓库库存量，适时地提出采购需求、制定采购计划，采购计划经总经理批准后生效。
第10条 物料采购需准备的相关资料
采购部进行物料采购，需准备以下相关资料。
1．采购合同
采购合同至少应包括以下五个方面的内容。
（1）采购物料的品名、规格、型号、数量。
（2）采购物料的技术要求。
（3）交货期、交货地点。
（4）价格、付款方式。
（5）质量保证条款。
2．质量保证协议（必要时）。
3．采购技术协议书，技术部负责签订采购技术协议书，其内容至少应包括以下三个方面。
（1）双方共同确认的图样、技术条件、物料标准和验收标准。
（2）对新物料需签订“新物料开发技术协议书”和“知识产权保护协议书’。
（3）对于配套技术资料的发放、更改、回收等应按技术文件和资料控制程序有关条款进行控制。
4．“三包”服务协议书（必要时）。
5．发放到供应商的技术文件。
6．相关的采购计划。
第4章 采购中的控制
第11条 挑选供应商
采购人员优先从工厂供应商管理表格中挑选供应商，并至少挑选三家以上。
第12条 采购谈判
采购人员与所挑选的供应商进行谈判的过程中，要注意对谈判内容的保密。
第13条 择优选择供应商
采购人员要在综合比较价格、质量等的基础上挑选出适合的供应商，并报总经理审批。
第14条 拟订采购合同
采购合同需由工厂生产部、采购部、质检部在法律顾问的指导下共同参与拟定，并交由总经理审定签章后生效。
第15条 加强管理
加强对采购人员的管理，实行定期轮岗制。
第5章 采购后的控制
第16条 跟催和监督
采购人员要定期对采购物料进行跟催，监督供应商严格按照采购合同执行。
第17条 采购物料的入库验收
1．采购物料到达工厂后，采购部电话通知质检部进料检验专员进行检验。
2．检验期间所进的物料应放置于仓库待检区。
3．质检部进料检验专员负责对仓库待检区的物料，按进货检验和试验控制程序的规定进行检验，并填写相应的进料检验报告表。
4．验收合格，由仓库管理员办理入库事宜，展开保管、分发程序。
5．验收不合格，则 对该批进料依据不合格物料控制程序执行，采购部及时与供应商进行沟通处理。
第18条 物料的处理
采购物料的搬运、贮存、包装、防护和标识管理工作，按工厂仓储部相关规定执行。
第6章 供应商质量综合评定
第19条 评定方式
质检部与生产部负责对供应商的供货质量每年进行一次综合评定，评定结果需交生产总监审批，合格的可继续列为合格供应商。
第20条 评定内容
供应商评定内容包括供应商的配套物料质量、供货的及时性、价格水平和售后服务等方面。
第21条 质量问题处理
对于连续发生质量问题的供应商，采购部及时发出停供整顿或取消供货资格的通知。
第7章 附则
第22条 本规定由质检部、采购部联合制定，报总经理审批。
第23条本规定自颁布之日起执行。
四、供应商质量控制方案
供应商质量控制方案
一、目的
为加强供应商质量管理，提高工厂产品质量水平，维护工厂生产经营活动，特制定本方案。
二、适用范围
本方案适用于工厂供应商开发质量、供应商调查质量、供应商筛选质量控制工作。
三、部门权责
1．采购部负责供应商质量控制主导工作。
2．技术部、质检部等相关部门协助采购部做好供应商质量控制工作。
四、供应商开发质量的控制
（一）寻找供应商的途径
要寻找更多的供应商，可以从以下八种途径着手。
1．各种采购指南。
2．新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。
3．各种物料发表会、展示（销）会。
4．行业协会。
5．行业或政府的统计调查报告或刊物。
6．同行或供应商介绍。
7．公开征询。
8．供应商主动联络。
（二）了解供应商基本信息
采购部可以通过向供应商发送“供应商基本资料表”，要求供应商填写完整后反馈，以初步了解供应商的基本信息。
供应商基本资料表
供应商编号： 日期：____年 月 日
名称
地址
法人
联系人
电话
传真
网址
公
司
概
况
资本额
万元
机器
设备
名称
台数
厂牌规格
购入时间
购入成本
性能
建厂登记日期
年 月 日
营业执照
往来银行
开始往来时间
停止往来时间
所属协会团体
协力工厂数
协力工厂
利用率
平均月营业额
材料来源
材料名称
供应商
备注
员
工
职能
人数
干部数
员工数
大学
高中以上
平均月薪
主要产品
名称
比例
名称
比例
主要
客户
名称
比例
名称
比例
审批人： 填表人：
（三）与供应商进行洽谈
采购部人员可以运用供应商洽谈表进行洽谈，进一步了解供应商的信息。
1．采购部负责设计供应商洽谈表，质检部、技术部等相关部门予以协助。
2．供应商洽谈表一般包括材料零件确认、质量验收与管制、采购合同、付款方式、售后服务、建议事项等内容，具体如下表所示。
供应商洽谈表
供应商单位名称： 日期：____年 月 日
项目
调查项目内容
了解程度状况
物料确认
您对本工厂样品确认流程是否了解
□ 了解 □ 不了解 □ 请求当面沟通了解
您对本工厂认定的物料交货依据的规格及样品是否了解
□ 了解 □ 不了解 □ 请求当面沟通了解
您对本工厂认可的样品是否有保留，以作为为后续品质管理之用
□ 有保留 □ 未保留 □ 请求当面沟通了解
质量验收管制
您对本工厂质量检验标准与方法是否了解
□ 了解 □ 不了解 □ 请求当面沟通了解
采购合同
贵公司目前的产能产量足以应付本工厂需求吗
□ 可以 □ 不可以 □ 需设法弥补
付款流程
您对本工厂的付款条件、手续是否了解
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
售后服务建议事项
发生质量问题时，您一般会主动与哪个部门进行沟通
□质检部 □技术部 □采购部 □总经理
（四）提出供应商调查评审的申请
根据对供应商基本信息的掌握情况，对供应商进行实际调查评审后，以确定其是否可列入合格供应商之列。
五、供应商调查质量的控制
（一）规范供应商调查程序
1．采购部实施采购前，应对拟开发的供应商组织供应商调查工作，以确定其可否列入合格供应商之列。
2．采购部、技术部、质检部、生产部等相关人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并如实填写“供应商调查表”。
供应商调查表
供应商编号： 日期：____年 月 日
供应商编号
供应商名称
调查时间
已接受调查次数
调查评核项目
得分
评分说明
调查评核者
备注
价格评核
1．物料价格
2．加工费用
3．估价方法
4．付款方式
技术评核
1．技术水准
2．资料管理
3．设备状况
4．工艺流程
5．作业标准
质量评核
1质检部组织体系
2．品质规范标准
3．检验方法记录
4．纠正预防措施
生产管理评核
1．生产计划体系
2．交期控制能力
3．进度控制能力
4．异常排除能力
合计
审批人： 填表人：
3．各部门应根据评估结果提出建议，供总经理核定。
4．未经调查认可的供应商，不得列为本工厂的合格供应商名单。
（二）供应商调查评核
对供应商的调查评核要严格按照工厂规定进行，供应商评核内容如下表所示。
供应商调查评核内容汇总表
评估项目
项目细分
评估部门
价格评估
1．物料价格
2．加工费用
3．估价方法
4．付款方式
采购部
技术评估
1．技术水平
2．技术资料管理
3．设备状况
4．工艺流程与作业标准
技术部
质量评估
1．质检部组织与体系
2．品质规范与标准
3．检验的方法与记录
4．纠正与预防措施
质检部
生产管理评估
1．生产计划体系
2．最短及最长之交货期限
3．进度控制方法
4．异常排除能力
生产部
六、供应商筛选质量的控制
对供应商筛选质量的控制可以从供应商筛选评价指标体系、筛选程序、建立合格供应商档案三个方面进行。
（一）供应商筛选评价指标体系
在对供应商进行筛选、选择时，采购部应根据所收集的供应商资料及初步评审结果，填写供应商筛选评分表，对供应商进行打分，得分高者选定为候选供应商。供应商筛选评分表如下表所示。
供应商筛选评分表
供应商编号： 日期：____年 月 日
评选考核项目
具体指标
分数
实际得分
小计
总计
产品质量水平
1．物料的优良品率
5分
2．质量保证体系
5分
3．样品质量
5分
4．对质量问题的处理承诺
5分
交货能力
1．交货的及时性
5分
2．扩大供货的弹性
5分
3．样品的及时性
5分
价格水平
1．优惠程度
4分
2．消化涨价的能力
4分
3．成本下降的空间
4分
技术能力
1．工艺技术的先进性
5分
2．后续研发能力
5分
3．产品设计能力
6分
4．技术问题的反应能力
4分
后援服务
1．零星订货保证
5分
2．配套售后服务能力
5分
3．运距
5分
人员配置
1．质量团队
3分
2．员工素质
3分
现有合作状况
1．合同履约率
3分
2．年均供货额外负担和所占 比例
3分
3．合作年限
3分
4．合作关系融洽程度
3分
（二）供应商筛选程序
1．收集供应商资料。
采购部、物控部依据产品生产需求及市场有关信息，收集目标供应商的有关详细资料。其具体内容应包括以下十个方面。
（1）本工厂上一年度全年向该供应商采购物料的总量。
（2）本工厂自今年初以来向该供应商采购物料的数量。
（3）该供应商的基本情况，包括发展战略、全国销售代理扩张情况。
（4）该供应商的在全国的年销售额及本工厂的采购量占其总销售额的比例。
（5）该供应商在本地域的发展预测。
（6）可获得的该供应商的信用状况、理赔及涉讼记录。
（7）该供应商的价格敏感程度，供货的及时准确性以及该供应商的客户服务与客户评审政策。
（8）该供应商产品质量控制体系及生产组织、管理体系。
（9）如果是初次选择的供应商，则应按供应商调查要求收集供应商的各种原始依据。
（10）其他可收集到的数据。
2．对供应商的初步评审。
原始资料由采购部负责统计和分析，并进行初评，填写“供应商筛选评分表”。根据本工厂的具体需求，供应商一般应满足以下条件。
（1）通过GB/T19001-2000质量管理体系认证，具有较强的质量保证能力。
（2）产品工艺技术先进合理，生产、检测、试验设备齐全。
（3）在行业内具有一定的竞争优势。
（4）具有较强的产品设计研发能力。
（5）工厂生产经营及财务状况良好，具备良性发展的潜力。
（6）产品价格合理。
（7）良好的售后服务。
供应商只有符合上述条件，才能进入下一轮的评审。
3．供应商的产品检测。
（1）采购部向供应商提供采购物料的有效技术资料（至少包括技术部的技术图纸、质检部的进料检验控制标准》，要求供应商提供样品，样品由采购质量控制主管及质检部进料检验专员依据原材料检验规程进行检验。
（2）检验完毕后，质检部进料检验专员将检验结果填入相应的供应商产品质量评价表，并及时将该表返回采购部。
4．供应商产品试用。
通过产品检测的供应商，采购部可向其试定小批量样品，送生产部试用。试用完毕后，生产部需及时将试用结果填入相应的供应商质量评价表，并将该表返回采购部。
5．供应商现场评审。
（1）现场评审条件
物料检测及试用合格后，由现场评审小组对候选供应商进行现场考察及评审。
（2）现场评审人员
现场评审小组一般由物控总监或其授权人员（可以是质检部经理或采购部经理）任组长，工厂财务部经理、技术部经理、生产部技术工程师及其他相关人员任组员。
（3）现场评审频率及时间
供应商现场评审是半年度评审，现场评审时间一般为6月 日、12月 日，如遇休息日则顺延。
（4）现场评审内容
现场评审内容主要包括质量体系管理能力、实物质量、财务状况、产品研发能力、工艺保证能力、交货服务能力六个方面。
（5）供应商的原始资料、初评意见、供应商等级变动申请表等相关资料，需提前2天提交现场评审小组组长。
（6）考察结束后，指定授权人员汇总现场评审的结果，经物控总监审核确认后，签发“供应商政策执行通知书”（机密级），由采购部与财务部负责执行。
（7）产品供应商确认
采购部对现场评定合格的供应商进行汇总后，编制合格供应商名单，呈报物控总监及总经理批准。审批通过后，采购部可根据工厂采购的实际需要与合格供应商签订供货合同。
（三）建立合格供应商档案
采购部还需负责编制和维护供应商档案。合格供应商档案的内容应包括以下七个方面。
1．供应商的简介、调查表。
2．供应商供应产品明细表。
3．质量技术协议、技术保密协议。
4．营业执照、生产许可证、法人代表证。
5．第二方审核报告、第三方审核证书。
6．采购合同或订单、往来传真、电话记录等。
7．采购往来业绩评价记录。
七、供应商复评
1．对经调查认可的合格供应商，原则上应每年复评一次。
2．复评流程同首次调查评核流程。
3．复查不合格的供应商，不可列入次年合格供应商列表内。
4．若供应商的交期、质量、价格或服务产生重大变异时，可随时对供应商作必要的复评。
#采购管理##方案设计##工厂管理#
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