如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
一、开头
1.开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
2.Email 开头结尾最好要有问候语
“你好” 或者 “您好”, 开头问候话是称呼换行空两个写。
3.结尾常见写个 “祝您顺利” 之类的。 若是尊长应使用 “此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式， “祝” 和 “此致” 为紧接上一行结尾或者换行开头空两格， 而 “顺利” 和 “敬礼” 为再换行顶格写。
二、正文
1. Email 正文要简明扼要。行文通顺。若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2.写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;
3.该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;
4.注意 Einail 的论述语气
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
5.Emil 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂。 最好 1、 2、 3、 4 的列几个段落进行清晰明确的说明。 保持你的每个段落简短干练。
6.一次邮件交待完整信息
7.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
8.提出进一步联系的希望、方式和要求。
三、附件
1. 如果邮件带有附件， 应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名 ， 最好能够概括附件的内容 ，方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明 ， 特别是带有多个附件时。
4. 如果附件是特殊格式文件， 应在正文中说明打开方式， 以免影响使用。
5. 如果附件过大 , 应分割成几个小文件分别发送。
四、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体，英文就用 Verdana 或者Arial字型，字号用五号或 10 号字即可。
五、回复技巧
1. 及时回复 Email
收到他人的重要电子邮件后， 理想的回复时间是 2 小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过 24 小时。 如果事
情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假 ，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得少于 10个字。
4.不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次， 这只能说明交流不畅，说不清楚。 此时
注意：
1.一定不要空白标题。
2. 最好写上来自XXXX公司的邮件 ，以便对方一目了然 ， 又便于留存。
3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4. 一封信尽可能只针对一个主题 ， 不在一封信内谈及多宗事情 ，以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符 (如 “＊!” 等) 来突出标题， 引起收件人注意， 但应适度
特别足不要随便就用 “紧急” 之类的字眼。
6. 回复对方邮件时， 应当根据回复内容需要更改标题， 不要RE一大串＜简明概要＞。
7. 最重要的一点 , 主题千万不可出现错别字和不通顺之处， 切莫只顾检查正文却在发出i前忘记检查主题。
中文商务邮件写作范文1
敬启者：
贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即将于8~10天内制作完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撒销信用证时付款。
我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结账凭据。
敬上
中文商务邮件写作范文2
事务邮件：
X经理/X总：
您好！
非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXXX公司的XX (职位) XX(姓名), 今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您， 请您查阅！
恭祝商祺！
xxx
中文商务邮件写作范文3
×公司：
贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
